ایمن سازی واحد بایگانی ریلی

برای ایمن سازی بایگانی ریلی باید علاوه بر ساخت مناسب و با کیفیت بایگانی ریلی به عوامل محیطی توجه بسیاری نمود چرا که عدم توجه به این عوامل تنها تخریب و ازبین رفتن زود هنگام بایگانی ریلی را در پی دارد و این عوامل شامل :

  • نور خورشید
  • گرد و خاک
  • آلودگی هوا
  • رطوبت
  • حشرات و جوندگان
  • آتش سوزی
  • سرقت
  • عدم طبقه بندی صحیح
  • عدم تمرکز
  • ورود افراد غیر مسئول به واحد
  • بکارگیری افراد بی علاقه و غیر حرفه ای مسئول

ایمن سازی واحد بایگانی ریلی

ایمن سازی واحد بایگانی ریلی

علاوه بر توجه به عوامل فوق، راه کارهای پیاده سازی بایگانی ریلی به صورت زیر میباشد :

  • بایگانی ریلی را در طبقات همکف قرار دهید و زیرزمین اصلا جای مناسبی نمی باشد.
  • از ورود نور زیاد به داخل محیطی که بایگانی ر یلی قرار داده شده است جلوگیری نمایید و از پرده بابت این موضوع کمک بگیرید.
  • همان طور که در بالا گفته شد گرد و خاک منجر به از بین رفتن بایگانی ریلی می شود در نتیجه حتما در مکانی که از بایگانی ر یلی استفاده می شود باید فیلتر و هواکش به منظور جلوگیری از گرد و خاک نصب گردد.
  • اگر در ساختمانی که برای نگه داری مدارک در نظر گرفته شده است از شیشه استفاده شده است پیشنهاد می شود حتما شیشه هایی از نوع کاهش دهنده اشعه ماوراءبنفش و یا مادون قرمز باشد که البته در این مورد شیشه های زر دو سبز مناسب تر می باشند.
  • برای جلوگیری از سر و صدا می توانید از سستم عایق بندی و یا آکوستیک استفاده نمایید.
  • نصب سیستم اطفا حریق خودکار و دستی در مکان نگهداری از بایگانی ر یلی بسیار مهم می باشد.
  • با اتستفده ا دیوار آتش می توانید سالن ها مجزایی در سالن های بزرگ داشته باشید.
  • برای ایجاد تمرکز و همین طور محافظت از مدارک و جلوگیری از ورود نور، گرد و خاک و حشرات و جوندگان و همین طور آتش سوزی و به طور خلاصه ایمن سازی مدارک،بایگانی ریلی بهترین انتخاب می باشند.

تجهیزات و امکانات قفسه بایگانی ریلی الکترونیکی

سیستم روشنایی هوشمند :

برای ایجاد الگوی بهینه مصرف از لامپ هایی استفاده شده که توسط سنسورهای مخصوص ورود و خروج افراد را حس کرده و زمانی که فرد وارد راهرو قفسه  بایگانی شده روشنایی مورد نیاز برای کاربر ایجاد می شود و به محض خروج خاموش می گردد.

چشم هوشمند :

چشم های هوشمندی در کابین های قفسه بایگانی ریلی تعبیه شده که برا ی امنیت فرد طراحی شده و در هنگام بسته شدن قفسه بایگانی و درصورت تشخیص فرد و یا هر شئ دیگر قفسه های بایگانی را از حرکت باز می دارد و فرد را از آسیب و یا افتادن برگه یا هر شئ دیگری آگاه می کند.

·سنسورهای تثبیت کننده شرایط :

این سنسورها در بخشهای مختلف قفسه بایگانی ریلی قرار گرفته و هر لحظه شرایط ایمنی را تست کرده و شرایط متعادلی را بر اساس استاندارد ها ایجاد می کند.

کمد بایگانی دوار،فایل ریلی،قیمت کمد بایگانی ریلی،فایل کتابخانه ریلی،بایگانی ریلی پومر،کمد دوار،سیستم بایگانی،بایگان ریلی

مشخصات فنی وامکانات سیستم بایگانی ریلی الکترونیکی

  –ارتباط با رایانه :

با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مخصوص این قفسه ریلی قابلیت ارتباط مستقیم با رایانه داردکه بواسطه آن می توان از امکاناتی مانند باز و بسته کردن کابین ها، بستن یا باز کردن قفل یونیت، نشان دادن محل نگهداری یک پرونده در سیستم، بررسی ورود و خروج مدارک به داخل کابین ها و… استفاده نمود.

قدرت بیشتر، دسترسی سریعتر، کاربری راحت تر:

در سیستم بایگانی الکترونیکی با استفاده از قدرت موتور الکترومکانیکی بجای نیروی دست کاربر می توان از کابین هایی با طول های بیشتر از حد نرمال و ظرفیت های وزنی سنگین (تا ۹ متر طول و ۳۳ تن مجموع وزن فایل بایگانی و بار افزوده) استفاده نمود. همچنین در سیستم های بایگانی با تعداد فایل بایگانی زیاد، برای دسترسی به فایل بایگانی اول می توان تنها با فشار یک دکمه تمامی یونیت ها را جابجا کرد در حالی که در سیستم بایگانی مکانیکی می بایست تک تک یونیت های بایگانی را جداگانه و با استفاده از فرمان باز و بسته نمود.

-سیستم روشنایی هوشمند:

در بالای هر کابین لامپ مخصوصی تعبیه شده که در هنگام ورود کاربر به صورت هوشمند روشن گردیده و بعد از خروج وی بوسیله دکمه قفل خاموش می شود. بنابراین همیشه تنها نور راهرویی که از آن استفاده میشود برای تمام فضای بایگانی نیازی نیست که این مهم باعث صرفه جویی چشمگیر در مصرف برق شده و همچنین مشکل کمبود نور در فایل بایگانی را برای کاربران مرتفع می سازد.

– قفل مرکزی :

در حالت پیش فرض یک قفل مرکزی روی قفسه ریلی نصب می شود که با بستن آن تمامی راهرو بسته شده و دسترسی به داخل فایل ها مسدود می شود. در حالت سفارشی می توان برای هر یونیت یک قفل تعبیه کرد که باز و بسته کردن آن از طریق کلمه عبور، کنترل از راه دور، اثر انگشت و… امکان پذیر باشد.

 -پنل  :LCD 

پنل دارای”پورت برنامه ریزی” بوده که بدینوسیله آن می توان اطلاعات خاص را وارد قفسه بایگانی کرد یا از قفسه بایگانی به رایانه انتقال داد.

میزکشویی :

برای کاهش رفت آمد کاربران به داخل کابین ها و سهولت در استفاده از مدارک، داخل هر کابین یک میز کشویی درنظر گرفته شده تا کاربر بتواند با قرار دادن پرونده ها روی آن به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کرده و سپس پرونده را به جای خود برگرداند. این امر باعث صرفه جویی در وقت و جلوگیری از گم شدن مدارک – بخاطر اشتباه قرار دادن آنها – در داخل فایل ها نیز می شود.

نوارهای لاستیکی صداگیر :

ابتدا و انتهای هر قفسه ریلی بایگانی در قسمتی که فایل بایگانی با هم برخورد می کنند لاستیک های مخصوصی تعبیه شده که علاوه بر جلوگیری از آسیب دیدن قفسه و  ایجاد صدا هنگام برخورد قفسه ها، در موقع بسته شدن قفسه ریلی مانع ورود گرد و خاک به داخل آن می شود که این امر تا حد زیادی می تواند عمر مفید پرونده ها را افزایش دهد.